Vous avez été sollicité par vos clients pour répondre à un questionnaire RSE mais ne savez pas comment faire pour que vos réponses vous permettent de répondre aux nouvelles exigences des achats responsables ? Suivez le guide !
C’est la rentrée et avec elle, son lot de défis à relever. En ce début septembre, notre agence est sollicitée par de nombreuses PME souhaitant être accompagnées pour répondre (en urgence) aux questionnaires RSE ou Ecovadis réclamés avec insistance par leur gros donneur d’ordre.
Souvent, c’est le même enchaînement d’évènements : le patron de TPE/PME a déjà été sollicité plusieurs fois par le service achat responsable de son client afin d’évaluer son niveau de maturité RSE. Mais le chef d’entreprise n’a pas géré la demande, sachant n’avoir rien entrepris en RSE, n’ayant pas le temps de gérer cela et pensant que ses « bonnes relations » avec son client suffiraient à compenser son absence de réponse… Mais en cette rentrée, un mail-type lui fait savoir que sans réponse au questionnaire Ecovadis sous 30 jours, l’entreprise ne sera plus référencée l’année prochaine. Coup dur pour notre chef de PME…
Alors comment réagir finement au regard de la RSE lorsqu’on est chef d’entreprise de taille moyenne aujourd’hui ? Un conseil : s’en préoccuper maintenant, tant que le donneur d’ordre n’a pas donné de réelle obligation et tant que les subventions vous permettent de prendre en charge une partie des couts de cette démarche ! Cela ne durera pas éternellement….
En effet, anticiper les exigences RSE est stratégique -vital, même- pour les TPE/PME dotées de gros donneurs d’ordre privés type Amazon, Engie, Orange, Chanel, Hermes, L’Occitane etc… ou participant à des appels d’offre publiques.
Pourquoi les grandes entreprises imposent des clauses RSE à leurs fournisseurs ?
En effet, la loi sur le devoir de vigilance est venue bousculer les habitudes des services achats et des appels d’offre en intégrant obligatoirement des critères RSE à l’attribution des marchés. Cette loi, en 2017, oblige les grandes entreprises donneuses d’ordre à prévenir les risques sociaux, environnementaux et de gouvernance liés à leurs opérations mais qui peut aussi s'étendre aux activités de leurs filiales et de leurs partenaires commerciaux (sous-traitants et fournisseurs).
Qui est concerné par la loi sur devoir de vigilance ?
La loi sur le devoir de vigilance a pour objectif de remettre le respect des droits humains au cœur des préoccupations des multinationales. Elle concerne les sociétés françaises qui emploient au moins 5 000 salariés en France et celles de plus de 10 000 salariés dans l’Hexagone ayant leur siège social ailleurs dans le monde. Celles-ci doivent établir et publier un plan de vigilance pour prévenir les risques en matière d’environnement, de droits humains mais aussi de corruption sur leurs propres activités mais aussi celles de leurs filiales, sous-traitants et fournisseurs, en France comme à l’étranger. Ce texte a été élaboré en réponse à différents scandales comme la catastrophe d’avril 2013 au Bangladesh où un immeuble – le Rana Plaza– s’est effondré, entrainant la mort de plus de 1 000 salariés ou encore l’affaire du travail forcé sur les chantiers de la Coupe du monde au Qatar. Ces évènements ont provoqué une prise de conscience de l’Europe sur les conditions de travail des sous-traitants des grands groupes industriels européens.
Les TPE/PME impactées par ces exigences RSE
Si la loi ne concerne que les grandes entreprises, elle a pourtant un impact sur les plus petites qui en sont des sous-traitants. Si vos clients sont des entreprises publiques, des grosses entreprises d’au moins 5000 salariés comme Amazon ou Hermès par exemple, il est probable qu’ils vous aient déjà contactés pour réaliser un audit RSE de votre structure ou pour collecter des informations sur vos labels RSE. Si ce n’est pas encore le cas : bonne nouvelle, vous allez pouvoir anticiper les demandes car elles arriveront à très court terme. Si c’est le cas, pas de panique, la RSE est une démarche de progrès continu et nous sommes là pour vous accompagner dans vos premiers pas afin de répondre efficacement aux questions qui vous sont posées par vos donneurs d’ordre dans le cadre des questionnaires RSE.
Questionnaires Ecovadis : qu’est-ce que c’est ?
Ecovadis est une plateforme française destinée à évaluer la performance RSE de la chaîne d’approvisionnement des entreprises. Elle est devenue un outil RSE de référence internationale, fréquemment utilisé par les grandes entreprises. Ecovadis leur permet en effet, à la fois d’évaluer et valoriser leur maturité RSE via un système de médailles (bronze, argent et or en fonction des notes obtenues) mais aussi d’évaluer les performances RSE de leurs propres fournisseurs. Et c’est là toute l’intelligence de cette plateforme : plus les fournisseurs d’un donneur d’ordre répondent au questionnaire Ecovadis et performent dans leur démarche RSE, plus les performances RSE du donneur d’ordre augmente automatiquement.
Questionnaire Ecovadis : que demande-t-on aux PME ?
Le questionnaire Ecovadis comporte une cinquantaine de questions et est structuré en 4 parties : Environnement, Social & Droits humains, Ethique et Achats responsables. Pour chacune de ces 4 parties, vous devrez indiquer si vous avez défini une politique, quelles actions vous avez déployées et quels résultats vous avez obtenus. Toutes ces réponses doivent être étayées par des documents de preuves. Enfin, si votre entreprise dispose d’un label RSE, d’une certification environnementale, la plateforme Ecovadis en tiendra compte.
Questionnaire Ecovadis : comment s’y préparer et comment répondre quand on est une PME ?
Pour se préparer au questionnaire Ecovadis (ou tout autre questionnaire RSE), il faut avoir initié une politique RSE dans votre entreprise. Pour cela, deux possibilités : soit en vous informant sur les bases de la RSE (notamment en vous appuyant sur la norme reine : l’ISO 26000), soit en faisant appel à un expert conseil RSE (choisissez-le certifié car il vous permettra de bénéficier de subvention pour financer une partie de cette démarches). Une fois votre politique RSE formulée, il faudra identifier les pistes d’actions et les indicateurs clés de performance qui vous permettront de mesurer vos progrès. C’est cela qui vous sera demandé dans le questionnaire Ecovadis, ou tout autre questionnaire RSE ou démarche de labellisation RSE : amorcer une démarche de progrès responsable continu.
Ensuite, pour répondre concrètement au questionnaire Ecovadis, il faut prendre connaissance de l’ensemble des questions puis identifier, collecter et répertorier tous les documents qui vous serviront de preuves à chaque réponse. Cette phase est généralement assez chronophage et demande d’avoir une idée précise des documents susceptibles de vous apporter des points. Cela peut être par exemple un contrat de travail type intégrant une clause anticorruption ou un plan de développement des compétences mentionnant une formation de lutte contre les risques psycho-sociaux… La plateforme Ecovadis est simple à utiliser et liste clairement l’ensemble des questions auxquelles vous devrez répondre. Si vous êtes perdus, que vous ne savez pas quoi répondre et surtout quels documents utiliser comme preuve, ou que vous n’avez pas le temps de construire correctement vos réponses, n’hésitez pas à contacter un expert RSE qui saura vous faire gagner du temps et tirer le meilleur partie de vos engagements et actions RSE. L’Agence éthique peut évidemment vous accompagner dans cette démarche stratégique.
Questionnaire RSE destiné aux fournisseurs PME : ne remettez pas au lendemain et demandez un soutien financier.
Pour finir, ne laissez surtout pas un questionnaire Ecovadis ou une sollicitation RSE de votre donneur d’ordre sans réponse, même si vous n’avez rien fait en matière de RSE et que vous avez peur du résultat ! Vous ne le savez sans doute pas, mais vous réalisez sans doute des actions RSE au sein de votre entreprise. Il faut simplement les identifier et en apporter la preuve. Et même si vos engagements RSE sont maigres, il vaut mieux répondre et avoir un score RSE faible, en prévoyant des axes d’amélioration l’année suivante que de ne pas répondre. La RSE repose sur le concept de progrès continu. Votre client ne vous en voudra pas si vous entrez dans une démarche d’amélioration. En revanche, vous risquez d’être dé-référencé des achats ou de ne plus être sollicité pour les appels d’offre si vous laissez traîner et ne répondez pas à ses demandes en matière de RSE. Sachez qu’il n’est jamais trop tard pour entamer une démarche RSE et que les PME sont soutenues financièrement par des aides publiques pour initier leur transition durable et responsable ! N’hésitez pas à nous contacter, nous vous orienterons vers les dispositifs les plus adaptés à votre profil.
